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    DATENSCHUTZ-HINWEISE – Allgemeine Verarbeitungen

Inhalt

Einleitung

Falls Sie mit uns kommunizieren, verarbeiten wir dazu unterschiedliche Daten. Diese können ggf. direkt oder indirekt, das heißt unter Einbeziehung anderer Datenquellen, personenbezogen sein. 

Viele dieser Daten erheben wir in pseudonymisierter oder anonymisierter Form. Dabei bedeutet pseudonymisiert, dass die personenbezogenen Daten ohne Hinzuziehung zusätzlicher Informationen nicht mehr einer spezifischen natürlichen Person zugeordnet werden können. Anonymisiert bedeutet, dass die betroffene Person nicht mehr anhand der anonymisierten Daten identifiziert werden kann. Nachfolgend erhalten Sie eine nicht abschließende Übersicht über unsere allgemeinen Verarbeitungstätigkeiten. Bitte beachten Sie, dass wir einige Tätigkeiten in gesonderten Datenschutz-Hinweisen, wie z. B. für Webseiten oder Produkte, beschrieben haben. Zusätzlich verweisen wir auf unsere Grundsätze für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten

Übersicht über die allgemeinen Verarbeitungen:

Audits 

Im Rahmen von (internen) Audits, bei denen untersucht wird, ob Prozesse, Anforderungen und Richtlinien die geforderten in- und externen Standards erfüllen, Sicherheitstests oder Betriebsprüfungen werden ggf. durch die Prüfungsorgane Informationen verarbeitet, die auch personenbezogene Daten enthalten können. Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten liegt aber nicht im Fokus dieser Prozesse, sondern ist nur unvermeidbares Beiwerk der Prüfung. Die Grundlage für diese Verarbeitungen bilden gesetzliche Vorgaben bzw. unternehmenseigene Richtlinien. Alle Beteiligten sind zur Vertraulichkeit verpflichtet.

 Zweck - Erfüllung gesetzlicher Vorgaben bzw. unternehmenseigener Richtlinien
 - Erfüllung von vertraglich vereinbarten Audits
 - Überprüfung der Einhaltung von Richtlinien
 - Überwachung der IT-Sicherheit
 - Auswertungen
 Rechtsgrundlage - Art. 6, Abs. 1, lit. c – Erfüllung gesetzlicher Normen
 - Art. 6 Abs. 1, lit. f – Berechtigtes Interesse: Überprüfung der Umsetzung   und Einhaltung von Normen, Überprüfung der Erfüllung von   Verpflichtungen gegenüber Dritten
 Kategorie Empfänger Beschäftigte, Behörden, Prüfungsorgane, Kunden
 Drittlandübertragung Keine
 Speicherdauer Nach den gesetzlichen Vorgaben


Datenschutz-Management

Wir unterliegen den europäischen und deutschen Datenschutzbestimmungen und haben zu deren Einhaltung ein umfangreiches Management-System aufgebaut. Dazu gehört auch die Beantwortung von Betroffenen- und Behördenanfragen sowie die Speicherung von Informationen zur Wahrung unserer Rechtsposition.

 Zweck - Erfüllung von gesetzlichen Vorgaben bzw. nachrangigen   unternehmenseigenen Richtlinien
 - Bearbeitung von Anfragen und Vorfällen
 - Auswertungen
 Rechtsgrundlage - Art. 6, Abs. 1, lit. c – Erfüllung gesetzlicher Normen
 - Art. 6, Abs. 1, lit. f – Aufbau und Betrieb eines Datenschutz-Management-   Systems
 Kategorie Empfänger Beschäftigte, Behörden, sonstige Dritte
 Drittlandübertragung Keine
 Speicherdauer Nach den gesetzlichen Vorgaben


E-Mail-Kommunikation

Sie können mit uns per E-Mail kommunizieren. Es besteht auch die Möglichkeit, diese Kommunikation auf Wunsch mit dem PGP-Verfahren zu verschlüsseln.

 Zweck - Kommunikation
 - Betrieblicher Ablauf
 - Informationssicherheit
 - Auswertung
 Rechtsgrundlage Art. 6, Abs. 1, lit. f – Berechtigtes Interesse: Kommunikation,   Informationssicherheit
 Kategorie Empfänger Beschäftigte, Kommunikationspartner, IT-Dienstleister, SaaS-Anbieter
 Drittlandübertragung Keine
 Speicherdauer Nach den gesetzlichen Vorgaben


Einzelne Gesprächsaufzeichnungen im Support

Zur Verbesserung unseres Supports besteht die Möglichkeit, dass wir einzelne Gespräche zwischen Kunden und unseren Mitarbeitern aufzeichnen. Diese Gesprächsaufzeichnungen finden nur nach expliziter Einwilligung Ihrerseits statt.

 Zweck - Qualitäts-Management
 - Betrieblicher Ablauf
 - Auswertung
 Rechtsgrundlage Art. 6, Abs. 1, lit a – Einwilligung
 Kategorie Empfänger Beschäftigte, SaaS-Anbieter, IT-Dienstleister
 Drittlandübertragung Keine
 Speicherdauer Nach Zweckerfüllung werden die Aufzeichnungen gelöscht


Instant-Messaging, inkl. Ton- und Bildübertragung, Videokonferenz-System

Zur Kommunikation setzen wir auch Videokonferenz- und Instant-Messaging-Systeme ein.

 Zweck - Kommunikation
 - Betrieblicher Ablauf
 - Dokumentation
 - Auswertung
 Rechtsgrundlage Art. 6, Abs. 1, lit. f – Berechtigtes Interesse: Kommunikation
 Kategorie Empfänger Beschäftigte, Kommunikationspartner, IT-Dienstleister, SaaS-Anbieter
 Drittlandübertragung USA, Standard-Vertragsklauseln
 Speicherdauer Nach den gesetzlichen Vorgaben


Kunden-Management

Neben unseren Endkunden betreuen wir auch Geschäftskunden und Handelspartner. Dazu bilden wir den gesamten Vertriebs- und Marketing-Prozess in unserem Hause ab. Dabei werden neben den Unternehmensdaten auch Daten natürlicher Personen verarbeitet. Wir nutzen für diese Verarbeitungs-Tätigkeit diverse IT-Systeme, wie z. B. CRM-, Mailing- und ERP-Systeme.

 Zweck- Umsatzgenerierung Marketing (inkl. Werbung)
- Kommunikation
- Betrieblicher Ablauf
- Abbildung Vertriebsaktivitäten
- Dokumentation
- Auswertung
 Rechtsgrundlage - Art. 6, Abs. 1, lit. b – Vertragsanbahnung und -erfüllung
 - Art. 6, Abs. 1, lit. f – Berechtigtes Interesse: Marketing und   Umsatzgenerierung
 Kategorie Empfänger Beschäftigte, externe Dienstleister, IT-Dienstleister, SaaS-Anbieter,   sonstige Dritte, Behörden
 Drittlandübertragung USA, Standard-Vertragsklauseln
 Speicherdauer Nach den gesetzlichen Vorgaben


Telefon- und Fax-Kommunikation

Wenn Sie uns telefonisch kontaktieren bzw. wir Sie anrufen, verarbeiten wir personenbezogene Daten. Dazu gehören neben den Verbindungs- auch die Inhalts- und Metadaten. Gleiches gilt für die Kommunikation per Telefax.

 Zweck - Kommunikation
 - Betrieblicher Ablauf
 - Dokumentation
 - Auswertung
 Rechtsgrundlage Art. 6, Abs. 1, lit. f – Berechtigtes Interesse: Kommunikation
 Kategorie Empfänger Beschäftigte, Kommunikationspartner, TK-Anbieter, SaaS-Anbieter, IT-   Dienstleister
 Drittlandübertragung Keine
 Speicherdauer Nach den gesetzlichen Vorgaben


Office-Anwendungen

Um unseren Geschäftsbetrieb zu gewährleisten, nutzen wir sogenannte Office-Software-Pakete zur Erstellung und Bearbeitung von z. B. Dokumenten, Präsentationen und Tabellen-Kalkulationen.

 Zweck - Kommunikation
 - Betrieblicher Ablauf
 - Dokumentation
 - Auswertung
 Rechtsgrundlage -  Art. 6, Abs. 1, lit. b – Vertragsanbahnung und -erfüllung
 - Art. 6, Abs. 1, lit. f – Berechtigtes Interesse: Kommunikation,  Geschäftsbetrieb
 Kategorie Empfänger Beschäftigte, IT-Dienstleister, SaaS-Anbieter, IT-Sec-Anbieter, sonstige Dritte
 Drittlandübertragung Keine
 Speicherdauer Nach den gesetzlichen Vorgaben


Plattform für die Zusammenarbeit

Wir nutzen intern Software-Tools, um die Zusammenarbeit im Unternehmen zu vereinfachen. Diese Systeme bezeichnet man auch als Kollaborations-Plattformen, sie ermöglichen einen schnellen und einfachen Informationsaustausch. In einzelnen Fällen laden wir auch externe Partner zur Nutzung ein.

 Zweck - Kommunikation
 - Betrieblicher Ablauf
 - Auswertung
 Rechtsgrundlage Art. 6, Abs. 1, lit. f – Berechtigtes Interesse: Förderung der Zusammenarbeit   und des Informationsaustauschs.
 Kategorie Empfänger Beschäftigte, ausgewählte externe Partner
 Drittlandübertragung USA, Standard-Vertragsklauseln
 Speicherdauer Nach den gesetzlichen Vorgaben


Support-Anfragen

Wir bearbeiten telefonisch Support-Anfragen wie auch Anfragen per Mail oder Post. Für jede Anfrage wird in unseren Systemen ein sogenanntes „Ticket“ eröffnet, über das wir die Support-Anfrage verfolgen und auswerten. Dabei besteht auch die Möglichkeit, dass Sie uns Daten zur Analyse übermitteln. Dies geschieht auf freiwilliger Basis.

 Zweck - Erfüllung vertraglicher Verpflichtungen
 - Umsatzgenerierung
 - Kundenzufriedenheits-Management
 - Kommunikation
 - Betrieblicher Ablauf
 - Auswertung
 RechtsgrundlageArt. 6, Abs. 1, lit. b – Vertragsanbahnung und -erfüllung
 Kategorie Empfänger Beschäftigte, SaaS-Anbieter, IT-Dienstleister
 Drittlandübertragung Keine
 Speicherdauer Nach den gesetzlichen Vorgaben


Änderung des vorliegenden Datenschutz-Hinweises

Dieser Datenschutz-Hinweis wird in unregelmäßigen Abständen überarbeitet, um ihn an die aktuellen Entwicklungen im Unternehmen, unsere Produkte und Dienstleistungen, die gesetzlichen Vorgaben und gesellschaftlichen Entwicklungen anzupassen.

Stand: 19.08.2020

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