Inhalt
- Einleitung
- Übersicht über die allgemeinen Verarbeitungen
- Audits
- Datenschutz-Management
- E-Mail-Kommunikation
- Einzelne Gesprächsaufzeichnungen im Support
- Instant-Messaging, inkl. Ton- und Bildübertragung, Videokonferenz-System
- Kunden-Management
- Telefon- und Fax-Kommunikation
- Office-Anwendungen
- Plattform für die Zusammenarbeit
- Support-Anfragen
- Änderung des vorliegenden Datenschutz-Hinweises
Einleitung
Falls Sie mit uns kommunizieren, verarbeiten wir dazu unterschiedliche Daten. Diese können ggf. direkt oder indirekt, das heißt unter Einbeziehung anderer Datenquellen, personenbezogen sein.
Viele dieser Daten erheben wir in pseudonymisierter oder anonymisierter Form. Dabei bedeutet pseudonymisiert, dass die personenbezogenen Daten ohne Hinzuziehung zusätzlicher Informationen nicht mehr einer spezifischen natürlichen Person zugeordnet werden können. Anonymisiert bedeutet, dass die betroffene Person nicht mehr anhand der anonymisierten Daten identifiziert werden kann. Nachfolgend erhalten Sie eine nicht abschließende Übersicht über unsere allgemeinen Verarbeitungstätigkeiten. Bitte beachten Sie, dass wir einige Tätigkeiten in gesonderten Datenschutz-Hinweisen, wie z. B. für Webseiten oder Produkte, beschrieben haben. Zusätzlich verweisen wir auf unsere Grundsätze für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten.
Übersicht über die allgemeinen Verarbeitungen
Audits
Im Rahmen von (internen) Audits, bei denen untersucht wird, ob Prozesse, Anforderungen und Richtlinien die geforderten in- und externen Standards erfüllen, Sicherheitstests oder Betriebsprüfungen werden ggf. durch die Prüfungsorgane Informationen verarbeitet, die auch personenbezogene Daten enthalten können. Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten liegt aber nicht im Fokus dieser Prozesse, sondern ist nur unvermeidbares Beiwerk der Prüfung. Die Grundlage für diese Verarbeitungen bilden gesetzliche Vorgaben bzw. unternehmenseigene Richtlinien. Alle Beteiligten sind zur Vertraulichkeit verpflichtet.
| Zweck | - Erfüllung gesetzlicher Vorgaben bzw. unternehmenseigener Richtlinien - Erfüllung von vertraglich vereinbarten Audits - Überprüfung der Einhaltung von Richtlinien - Überwachung der IT-Sicherheit - Auswertungen |
| Rechtsgrundlage | - Art. 6, Abs. 1, lit. c – Erfüllung gesetzlicher Normen - Art. 6 Abs. 1, lit. f – Berechtigtes Interesse: Überprüfung der Umsetzung und Einhaltung von Normen, Überprüfung der Erfüllung von Verpflichtungen gegenüber Dritten |
| Kategorie Empfänger | Beschäftigte, Behörden, Prüfungsorgane, Kunden |
| Drittlandübertragung | USA, Standard-Vertragsklauseln der EU |
| Speicherdauer | Nach den gesetzlichen Vorgaben |
Datenschutz-Management
Wir unterliegen den europäischen und deutschen Datenschutzbestimmungen und haben zu deren Einhaltung ein umfangreiches Management-System aufgebaut. Dazu gehört auch die Beantwortung von Betroffenen- und Behördenanfragen sowie die Speicherung von Informationen zur Wahrung unserer Rechtsposition.
| Zweck | - Erfüllung von gesetzlichen Vorgaben bzw. nachrangigen unternehmenseigenen Richtlinien - Bearbeitung von Anfragen und Vorfällen - Auswertungen |
| Rechtsgrundlage | - Art. 6, Abs. 1, lit. c – Erfüllung gesetzlicher Normen - Art. 6, Abs. 1, lit. f – Aufbau und Betrieb eines Datenschutz-Management- Systems |
| Kategorie Empfänger | Beschäftigte, Behörden, sonstige Dritte |
| Drittlandübertragung | Keine |
| Speicherdauer | Nach den gesetzlichen Vorgaben |
E-Mail-Kommunikation
Sie können mit uns per E-Mail kommunizieren. Es besteht auch die Möglichkeit, diese Kommunikation auf Wunsch mit dem PGP-Verfahren zu verschlüsseln.
| Zweck | - Kommunikation - Betrieblicher Ablauf - Informationssicherheit - Auswertung |
| Rechtsgrundlage | Art. 6, Abs. 1, lit. f – Berechtigtes Interesse: Kommunikation, Informationssicherheit |
| Kategorie Empfänger | Beschäftigte, Kommunikationspartner, IT-Dienstleister, SaaS-Anbieter |
| Drittlandübertragung | USA, Standard-Vertragsklauseln der EU |
| Speicherdauer | Nach den gesetzlichen Vorgaben |
Einzelne Gesprächsaufzeichnungen im Support
Zur Verbesserung unseres Supports besteht die Möglichkeit, dass wir einzelne Gespräche zwischen Kunden und unseren Mitarbeitern aufzeichnen. Diese Gesprächsaufzeichnungen finden nur nach expliziter Einwilligung Ihrerseits statt.
| Zweck | - Qualitäts-Management - Betrieblicher Ablauf - Auswertung |
| Rechtsgrundlage | Art. 6, Abs. 1, lit a – Einwilligung |
| Kategorie Empfänger | Beschäftigte, SaaS-Anbieter, IT-Dienstleister |
| Drittlandübertragung | Keine |
| Speicherdauer | Nach Zweckerfüllung werden die Aufzeichnungen gelöscht |
Instant-Messaging, inkl. Ton- und Bildübertragung, Videokonferenz-System
Zur Kommunikation setzen wir auch Videokonferenz- und Instant-Messaging-Systeme ein.
| Zweck | - Kommunikation - Betrieblicher Ablauf - Dokumentation - Auswertung |
| Rechtsgrundlage | Art. 6, Abs. 1, lit. f – Berechtigtes Interesse: Kommunikation |
| Kategorie Empfänger | Beschäftigte, Kommunikationspartner, IT-Dienstleister, SaaS-Anbieter |
| Drittlandübertragung | USA, Standard-Vertragsklauseln |
| Speicherdauer | Nach den gesetzlichen Vorgaben |
Kunden-Management
Neben unseren Endkunden betreuen wir auch Geschäftskunden und Handelspartner. Dazu bilden wir den gesamten Vertriebs- und Marketing-Prozess in unserem Hause ab. Dabei werden neben den Unternehmensdaten auch Daten natürlicher Personen verarbeitet. Wir nutzen für diese Verarbeitungs-Tätigkeit diverse IT-Systeme, wie z. B. CRM-, Mailing- und ERP-Systeme.
| Zweck | - Umsatzgenerierung Marketing (inkl. Werbung) - Kommunikation - Betrieblicher Ablauf - Abbildung Vertriebsaktivitäten - Dokumentation - Auswertung |
| Rechtsgrundlage | - Art. 6, Abs. 1, lit. b – Vertragsanbahnung und -erfüllung - Art. 6, Abs. 1, lit. f – Berechtigtes Interesse: Marketing und Umsatzgenerierung |
| Kategorie Empfänger | Beschäftigte, externe Dienstleister, IT-Dienstleister, SaaS-Anbieter, sonstige Dritte, Behörden |
| Drittlandübertragung | USA, Standard-Vertragsklauseln der EU |
| Speicherdauer | Nach den gesetzlichen Vorgaben |
Telefon- und Fax-Kommunikation
Wenn Sie uns telefonisch kontaktieren bzw. wir Sie anrufen, verarbeiten wir personenbezogene Daten. Dazu gehören neben den Verbindungs- auch die Inhalts- und Metadaten. Gleiches gilt für die Kommunikation per Telefax.
| Zweck | - Kommunikation - Betrieblicher Ablauf - Dokumentation - Auswertung |
| Rechtsgrundlage | Art. 6, Abs. 1, lit. f – Berechtigtes Interesse: Kommunikation |
| Kategorie Empfänger | Beschäftigte, Kommunikationspartner, TK-Anbieter, SaaS-Anbieter, IT- Dienstleister |
| Drittlandübertragung | Keine |
| Speicherdauer | Nach den gesetzlichen Vorgaben |
Office-Anwendungen
Um unseren Geschäftsbetrieb zu gewährleisten, nutzen wir sogenannte Office-Software-Pakete zur Erstellung und Bearbeitung von z. B. Dokumenten, Präsentationen und Tabellen-Kalkulationen.
| Zweck | - Kommunikation - Betrieblicher Ablauf - Dokumentation - Auswertung |
| Rechtsgrundlage | - Art. 6, Abs. 1, lit. b – Vertragsanbahnung und -erfüllung - Art. 6, Abs. 1, lit. f – Berechtigtes Interesse: Kommunikation, Geschäftsbetrieb |
| Kategorie Empfänger | Beschäftigte, IT-Dienstleister, SaaS-Anbieter, IT-Sec-Anbieter, sonstige Dritte |
| Drittlandübertragung | USA, Standard-Vertragsklauseln der EU |
| Speicherdauer | Nach den gesetzlichen Vorgaben |
Plattform für die Zusammenarbeit
Wir nutzen intern Software-Tools, um die Zusammenarbeit im Unternehmen zu vereinfachen. Diese Systeme bezeichnet man auch als Kollaborations-Plattformen, sie ermöglichen einen schnellen und einfachen Informationsaustausch. In einzelnen Fällen laden wir auch externe Partner zur Nutzung ein.
| Zweck | - Kommunikation - Betrieblicher Ablauf - Auswertung |
| Rechtsgrundlage | Art. 6, Abs. 1, lit. f – Berechtigtes Interesse: Förderung der Zusammenarbeit und des Informationsaustauschs. |
| Kategorie Empfänger | Beschäftigte, ausgewählte externe Partner |
| Drittlandübertragung | USA, Standard-Vertragsklauseln der EU |
| Speicherdauer | Nach den gesetzlichen Vorgaben |
Support-Anfragen
Wir bearbeiten telefonisch Support-Anfragen wie auch Anfragen per Mail oder Post. Für jede Anfrage wird in unseren Systemen ein sogenanntes „Ticket“ eröffnet, über das wir die Support-Anfrage verfolgen und auswerten. Dabei besteht auch die Möglichkeit, dass Sie uns Daten zur Analyse übermitteln. Dies geschieht auf freiwilliger Basis.
| Zweck | - Erfüllung vertraglicher Verpflichtungen - Umsatzgenerierung - Kundenzufriedenheits-Management - Kommunikation - Betrieblicher Ablauf - Auswertung |
| Rechtsgrundlage | Art. 6, Abs. 1, lit. b – Vertragsanbahnung und -erfüllung |
| Kategorie Empfänger | Beschäftigte, SaaS-Anbieter, IT-Dienstleister |
| Drittlandübertragung | Keine |
| Speicherdauer | Nach den gesetzlichen Vorgaben |
Änderung des vorliegenden Datenschutz-Hinweises
Dieser Datenschutz-Hinweis wird in unregelmäßigen Abständen überarbeitet, um ihn an die aktuellen Entwicklungen im Unternehmen, unsere Produkte und Dienstleistungen, die gesetzlichen Vorgaben und gesellschaftlichen Entwicklungen anzupassen.
Stand: 04.05.2021