Sommario
- Introduzione
- Panoramica dei trattamenti generali:
- Audit
- Gestione della privacy
- Comunicazione via email
- Singole registrazioni di colloqui dell'assistenza
- Instant messaging, compresa trasmissione di audio e immagini, sistema di videoconferenza
- Gestione dei clienti
- Comunicazione via telefono e fax
- Applicazioni Office
- Piattaforma per la collaborazione
- Richieste di supporto tecnico
- Modifica della presente informativa sulla privacy
Introduzione
Raccogliamo molti di questi dati in forma pseudonima o anonima. Con la raccolta in forma pseudonima non è più possibile attribuire i dati personali a un soggetto di dati specifico senza ulteriori informazioni. Con la raccolta in forma anonima il soggetto di dati non può più essere identificato. Di seguito è fornita una panoramica non esaustiva delle nostre attività generali di trattamento. Ti ricordiamo che abbiamo descritto alcune attività in informative sulla privacy separate, ad esempio per i siti web e per i prodotti. Facciamo inoltre riferimento ai nostri principi per il trattamento dei dati personali.
Panoramica del trattamento generale
Panoramica dei trattamenti generali:
Audit
Nell'ambito degli audit (interni) che verificano se i processi, i requisiti e le linee guida soddisfano gli standard interni ed esterni, i test di sicurezza o gli audit aziendali richiesti, gli organi di controllo possono trattare informazioni che potrebbero contenere anche dati personali. Tuttavia, il trattamento dei dati personali non è il fulcro di questi processi, ma una parte inevitabile dell'audit. Le basi per questo trattamento sono i requisiti di legge o le direttive interne dell'azienda. Tutte le parti coinvolte sono tenute a mantenere la riservatezza.
| Finalità | - Adempimento dei requisiti di legge o delle direttive aziendali - Adempimento di audit concordati contrattualmente - Controllo del rispetto delle direttive - Monitoraggio della sicurezza IT - Valutazioni |
| Fondamento giuridico | - Art. 6, par. 1, lit. c – Adempimento di norme di legge - Art. 6 par. 1, lit. f – Legittimo interesse: controllo dell'attuazione e del rispetto di norme, controllo dell'adempimento degli obblighi nei confronti di terze parti |
| Categoria destinatari | Dipendenti, autorità, organismi di audit, clienti |
| Durata di archiviazione | Conforme ai requisiti di legge |
Gestione della privacy
Siamo soggetti alle disposizioni europee e tedesche sulla protezione dei dati e abbiamo sviluppato un sistema di gestione completo per rispettarle. Questo sistema comprende anche la risposta alle domande delle persone interessate e delle autorità nonché la memorizzazione di informazioni a tutela della nostra posizione giuridica.
| Finalità | - Adempimento di requisiti legali o direttive aziendali subordinate - Elaborazione di richieste ed eventi - Valutazioni |
| Fondamento giuridico | - Art. 6(1)(c) – Compliance with legal standards - Art. 6(1)(f) – Development and operation of a data protection management system |
| Categoria destinatari | Dipendenti, autorità, altre terze parti |
| Durata di archiviazione | Conforme ai requisiti di legge |
Comunicazione via email
Gli utenti possono comunicare con noi via email. Esiste anche la possibilità di cifrare questa comunicazione su richiesta con il metodo PGP.
| Finalità | - Comunicazione - Processo aziendale - Sicurezza informatica - Analisi |
| Fondamento giuridico | Art. 6, par. 1, lit. f – Legittimo interesse: comunicazione, sicurezza informatica |
| Categoria destinatari | Dipendenti, partner di comunicazione, fornitori di servizi IT, fornitori SaaS |
| Durata di archiviazione | Conforme ai requisiti di legge |
Singole registrazioni di colloqui dell'assistenza
Per migliorare il nostro servizio di assistenza è possibile che alcuni colloqui tra i clienti e i nostri dipendenti vengano registrati. Queste registrazioni vengono effettuate solo in seguito all'esplicito consenso da parte dell'utente.
| Finalità | - Quality management - Operational process - Evaluation- Gestione della qualità - Processo aziendale - Analisi |
| Fondamento giuridico | Art. 6, par. 1, lit a – Consenso |
| Categoria destinatari | Dipendenti, fornitori SaaS, fornitori di servizi IT |
| Durata di archiviazione | Dopo il raggiungimento della finalità le registrazioni vengono eliminate. |
Messaggistica istantanea, compresa la trasmissione di audio e immagini, sistemi di videoconferenzaa
Oltre ai clienti privati, ci occupiamo anche dei clienti aziendali e dei partner commerciali. A tal scopo, abbiamo mappato l'intero processo di vendita e marketing della nostra azienda. Oltre ai dati aziendali, vengono trattati anche dati di persone fisiche. Per questa attività di trattamento utilizziamo svariati sistemi informatici, come sistemi CRM, di mailing ed ERP.
Per le nostre attività aziendali utilizziamo, ad esempio, pacchetti di software per ufficio per creare e modificare documenti, presentazioni e fogli di calcolo.
Utilizziamo strumenti software interni per semplificare la collaborazione all'interno dell'azienda. Questi sistemi sono noti anche come piattaforme di collaborazione che consentono uno scambio rapido e semplice di informazioni. In singoli casi, invitiamo anche partner esterni a utilizzarli.
| Finalità | - Comunicazione - Processo aziendale - Documentazione - Analisi |
| Fondamento giuridico | Art. 6, par. 1, lit. f – Legittimo interesse: comunicazione |
| Categoria destinatari | Dipendenti, partner di comunicazione, fornitori di servizi IT, fornitori SaaS |
| Durata di archiviazione | Conforme ai requisiti di legge |
Accesso remoto ai tuoi dispositivi
Per garantirti il miglior servizio di assistenza, i nostri addetti dell'assistenza ti offriranno di stabilire una connessione diretta con il tuo dispositivo. Questo rende più facile ed efficiente la risoluzione dei problemi. Durante questo accesso remoto dobbiamo trattare i tuoi dati personali.
| Scopo | • Adempimento degli obblighi contrattuali • Comunicazioni • Processi operativi • Gestione della qualità |
| Base giuridica | Articolo 6(1)(f) - Interesse legittimo: comunicazione, sicurezza delle informazioni |
| Categoria destinatari | • Dipendenti
• Fornitori SaaS
• Fornitori di servizi IT |
| Periodo di conservazione | Dopo la disconnessione dell'accesso remoto, i tuoi dati saranno eliminati. |
Comunicazione via telefono e fax
Durante le chiamate telefoniche con i clienti vengono trattati dati personali. Questi dati comprendono sia i dati delle telefonate sia contenuti e metadati. Lo stesso vale per la comunicazione via fax.
| Finalità | - Comunicazione - Processo aziendale - Documentazione - Analisi |
| Fondamento giuridico | Art. 6, par. 1, lit. f – Legittimo interesse: comunicazione |
| Categoria destinatari | Dipendenti, partner di comunicazione, fornitori di servizi di telecomunicazione, fornitori SaaS, fornitori di servizi IT |
| Trasmissione in Paesi terzi | Nessuna |
| Durata di archiviazione | Conforme ai requisiti di legge |
Applicazioni Office
Per garantire la nostra attività aziendale utilizziamo i cosiddetti pacchetti software Office per la creazione e l'elaborazione di documenti, presentazioni e fogli di calcolo.
| Finalità | - Comunicazione - Processo aziendale - Documentazione - Analisi |
| Fondamento giuridico | - Art. 6, par. 1, lit. b – Inizio ed esecuzione del contratto - Art. 6, par. 1, lit. f – Legittimo interesse: comunicazione, attività aziendale |
| Categoria destinatari | Dipendenti, fornitori di servizi IT, fornitori SaaS, fornitori di sicurezza IT, altre terze parti |
| Trasmissione in Paesi terzi | USA, clausole contrattuali standard dell'UE |
| Durata di archiviazione | Conforme ai requisiti di legge |
Piattaforma per la collaborazione
Utilizziamo internamente tool software per semplificare la collaborazione in azienda. Questi sistemi sono denominati anche piattaforme di collaborazione e permettono uno scambio di informazioni semplice e rapido. In alcuni casi invitiamo anche partner esterni a utilizzare questi tool.
| Finalità | - Comunicazione - Processo aziendale - Analisi |
| Fondamento giuridico | Art. 6, par. 1, lit. f – Legittimo interesse: incentivazione della collaborazione e dello scambio di informazioni. |
| Categoria destinatari | Dipendenti, partner esterni selezionati |
| Trasmissione in Paesi terzi | USA, clausole contrattuali standard dell'UE |
| Durata di archiviazione | Conforme ai requisiti di legge |
Richieste di supporto tecnico
Le richieste di supporto tecnico vengono elaborate telefonicamente ma anche via email o posta. Per ogni richiesta nei nostri sistemi viene aperto un cosiddetto "ticket" che ci consente di tenere traccia e analizzare la richiesta. In questo ambito è possibile che l'utente ci invii dati da analizzare. Questa operazione avviene su base volontaria.
| Finalità | - Adempimento degli obblighi contrattuali - Generazione di fatturato - Gestione della soddisfazione dei clienti - Comunicazione - Processo aziendale - Analisi |
| Fondamento giuridico | Art. 6, par. 1, lit. b – Inizio ed esecuzione del contratto |
| Categoria destinatari | Dipendenti, fornitori SaaS, fornitori di servizi IT |
| Trasmissione in Paesi terzi | Nessuna |
| Durata di archiviazione | Conforme ai requisiti di legge |
Modifica della presente informativa sulla privacy
La presente informativa sulla privacy viene rivista a intervalli ad-hoc per adattarla agli sviluppi attuali della società, ai nostri prodotti e servizi, ai requisiti legali e agli sviluppi sociali.
Versione: 01/06/2021