Sommario
- Introduzione
- Panoramica dei trattamenti generali:
- Audit
- Gestione della privacy
- Comunicazione via email
- Singole registrazioni di colloqui dell'assistenza
- Instant messaging, compresa trasmissione di audio e immagini, sistema di videoconferenza
- Gestione dei clienti
- Comunicazione via telefono e fax
- Applicazioni Office
- Piattaforma per la collaborazione
- Richieste di supporto tecnico
- Modifica della presente informativa sulla privacy
Introduzione
Trattiamo tipi di dati diversi durante la comunicazione con gli utenti. Può trattarsi di informazioni personali dirette o indirette, ovvero fare riferimento ad altre fonti di dati.
Molti di questi dati vengono acquisiti in forma pseudonimizzata o anonimizzata, ove pseudonimizzata significa che non è più possibile attribuire i dati personali a una determinata persona fisica senza riferimento a ulteriori informazioni. Anonimizzata significa che la persona interessata non può più essere identificata in base ai dati anonimizzati. Di seguito è riportato un elenco non esaustivo delle nostre attività generali di trattamento. Tenere presente che alcune attività sono descritte in informative sulla privacy distinte, come ad es. per siti web o prodotti. Inoltre si rimanda ai nostri fondamenti per il trattamento di dati personali.
Panoramica dei trattamenti generali:
Audit
Nell'ambito di audit (interni), che verificano la conformità di processi, requisiti e direttive con gli standard interni ed esterni richiesti, test di sicurezza o controlli di gestione eseguiti all'occorrenza da organismi di audit vengono trattate informazioni che possono contenere anche dati personali. Il trattamento di dati personali, tuttavia, non è l'obiettivo centrale di questi processi, ma un elemento secondario inevitabile del controllo. Il fondamento di questi trattamenti è costituito dai requisiti di legge o dalle direttive aziendali. Tutte le persone coinvolte sono soggette a un obbligo di riservatezza.
| Finalità | - Adempimento dei requisiti di legge o delle direttive aziendali - Adempimento di audit concordati contrattualmente - Controllo del rispetto delle direttive - Monitoraggio della sicurezza IT - Valutazioni |
| Fondamento giuridico | - Art. 6, par. 1, lit. c – Adempimento di norme di legge - Art. 6 par. 1, lit. f – Legittimo interesse: controllo dell'attuazione e del rispetto di norme, controllo dell'adempimento degli obblighi nei confronti di terze parti |
| Categoria destinatari | Dipendenti, autorità, organismi di audit, clienti |
| Trasmissione in Paesi terzi | USA, clausole contrattuali standard dell'UE |
| Durata di archiviazione | Conforme ai requisiti di legge |
Gestione della privacy
Siamo soggetti alle disposizioni europee e tedesche sulla protezione dei dati e abbiamo sviluppato un sistema di gestione completo per rispettarle. Questo sistema comprende anche la risposta alle domande delle persone interessate e delle autorità nonché la memorizzazione di informazioni a tutela della nostra posizione giuridica.
| Finalità | - Adempimento di requisiti legali o direttive aziendali subordinate - Elaborazione di richieste ed eventi - Valutazioni |
| Fondamento giuridico | - Art. 6(1)(c) – Compliance with legal standards - Art. 6(1)(f) – Development and operation of a data protection management system |
| Categoria destinatari | Dipendenti, autorità, altre terze parti |
| Trasmissione in Paesi terzi | Nessuna |
| Durata di archiviazione | Conforme ai requisiti di legge |
Comunicazione via email
Gli utenti possono comunicare con noi via email. Esiste anche la possibilità di cifrare questa comunicazione su richiesta con il metodo PGP.
| Finalità | - Comunicazione - Processo aziendale - Sicurezza informatica - Analisi |
| Fondamento giuridico | Art. 6, par. 1, lit. f – Legittimo interesse: comunicazione, sicurezza informatica |
| Categoria destinatari | Dipendenti, partner di comunicazione, fornitori di servizi IT, fornitori SaaS |
| Trasmissione in Paesi terzi | USA, clausole contrattuali standard dell'UE |
| Durata di archiviazione | Conforme ai requisiti di legge |
Singole registrazioni di colloqui dell'assistenza
Per migliorare il nostro servizio di assistenza è possibile che alcuni colloqui tra i clienti e i nostri dipendenti vengano registrati. Queste registrazioni vengono effettuate solo in seguito all'esplicito consenso da parte dell'utente.
| Finalità | - Quality management - Operational process - Evaluation- Gestione della qualità - Processo aziendale - Analisi |
| Fondamento giuridico | Art. 6, par. 1, lit a – Consenso |
| Categoria destinatari | Dipendenti, fornitori SaaS, fornitori di servizi IT |
| Trasmissione in Paesi terzi | Nessuna |
| Durata di archiviazione | Dopo il raggiungimento della finalità le registrazioni vengono eliminate. |
Instant messaging, compresa trasmissione di audio e immagini, sistema di videoconferenza
Per la comunicazione utilizziamo anche sistemi di videoconferenza e di instant messaging.
| Finalità | - Comunicazione - Processo aziendale - Documentazione - Analisi |
| Fondamento giuridico | Art. 6, par. 1, lit. f – Legittimo interesse: comunicazione |
| Categoria destinatari | Dipendenti, partner di comunicazione, fornitori di servizi IT, fornitori SaaS |
| Trasmissione in Paesi terzi | USA, clausole contrattuali standard dell'UE |
| Durata di archiviazione | Conforme ai requisiti di legge |
Gestione dei clienti
Oltre ai nostri clienti finali gestiamo anche clienti e partner commerciali. Inoltre riproduciamo internamente l'intero processo di distribuzione e marketing dell'azienda. Per farlo vengono trattati sia dati aziendali sia dati di persone fisiche e per questa attività di trattamento utilizziamo vari sistemi IT, tra cui sistemi CRM, di mailing ed ERP.
| Finalità | - Generazione di fatturato - Marketing (incl. pubblicità) - Comunicazione - Processo aziendale - Riproduzione di attività di distribuzione - Documentazione - Analisi |
| Fondamento giuridico | - Art. 6, par. 1, lit. b – Inizio ed esecuzione del contratto - Art. 6, par. 1, lit. f – Legittimo interesse: marketing e generazione di fatturato |
| Categoria destinatari | Dipendenti, fornitori di servizi esterni, fornitori di servizi IT, fornitori SaaS, altre terze parti, autorità |
| Trasmissione in Paesi terzi | USA, clausole contrattuali standard dell'UE |
| Durata di archiviazione | Conforme ai requisiti di legge |
Comunicazione via telefono e fax
Durante le chiamate telefoniche con i clienti vengono trattati dati personali. Questi dati comprendono sia i dati delle telefonate sia contenuti e metadati. Lo stesso vale per la comunicazione via fax.
| Finalità | - Comunicazione - Processo aziendale - Documentazione - Analisi |
| Fondamento giuridico | Art. 6, par. 1, lit. f – Legittimo interesse: comunicazione |
| Categoria destinatari | Dipendenti, partner di comunicazione, fornitori di servizi di telecomunicazione, fornitori SaaS, fornitori di servizi IT |
| Trasmissione in Paesi terzi | Nessuna |
| Durata di archiviazione | Conforme ai requisiti di legge |
Applicazioni Office
Per garantire la nostra attività aziendale utilizziamo i cosiddetti pacchetti software Office per la creazione e l'elaborazione di documenti, presentazioni e fogli di calcolo.
| Finalità | - Comunicazione - Processo aziendale - Documentazione - Analisi |
| Fondamento giuridico | - Art. 6, par. 1, lit. b – Inizio ed esecuzione del contratto - Art. 6, par. 1, lit. f – Legittimo interesse: comunicazione, attività aziendale |
| Categoria destinatari | Dipendenti, fornitori di servizi IT, fornitori SaaS, fornitori di sicurezza IT, altre terze parti |
| Trasmissione in Paesi terzi | USA, clausole contrattuali standard dell'UE |
| Durata di archiviazione | Conforme ai requisiti di legge |
Piattaforma per la collaborazione
Utilizziamo internamente tool software per semplificare la collaborazione in azienda. Questi sistemi sono denominati anche piattaforme di collaborazione e permettono uno scambio di informazioni semplice e rapido. In alcuni casi invitiamo anche partner esterni a utilizzare questi tool.
| Finalità | - Comunicazione - Processo aziendale - Analisi |
| Fondamento giuridico | Art. 6, par. 1, lit. f – Legittimo interesse: incentivazione della collaborazione e dello scambio di informazioni. |
| Categoria destinatari | Dipendenti, partner esterni selezionati |
| Trasmissione in Paesi terzi | USA, clausole contrattuali standard dell'UE |
| Durata di archiviazione | Conforme ai requisiti di legge |
Richieste di supporto tecnico
Le richieste di supporto tecnico vengono elaborate telefonicamente ma anche via email o posta. Per ogni richiesta nei nostri sistemi viene aperto un cosiddetto "ticket" che ci consente di tenere traccia e analizzare la richiesta. In questo ambito è possibile che l'utente ci invii dati da analizzare. Questa operazione avviene su base volontaria.
| Finalità | - Adempimento degli obblighi contrattuali - Generazione di fatturato - Gestione della soddisfazione dei clienti - Comunicazione - Processo aziendale - Analisi |
| Fondamento giuridico | Art. 6, par. 1, lit. b – Inizio ed esecuzione del contratto |
| Categoria destinatari | Dipendenti, fornitori SaaS, fornitori di servizi IT |
| Trasmissione in Paesi terzi | Nessuna |
| Durata di archiviazione | Conforme ai requisiti di legge |
Modifica della presente informativa sulla privacy
La presente informativa sulla privacy viene rivista a intervalli ad-hoc per adattarla agli sviluppi attuali della società, ai nostri prodotti e servizi, ai requisiti legali e agli sviluppi sociali.
Aggiornato al 04/05/2021