PRIVACYBELEID – Algemene verwerkingsactiviteiten

Inhoud

Inleiding

Als u met ons communiceert, verwerken wij verschillende gegevens. Dit kunnen ook persoonsgegevens zijn, zowel direct als indirect, d.w.z. indien er nog andere gegevensbronnen bij betrokken zijn. 

Veel van deze gegevens verzamelen we in gepseudonimiseerde of geanonimiseerde vorm. Als gegevens gepseudonimiseerd zijn, kunnen de persoonlijke gegevens niet meer zonder aanvullende informatie worden toegewezen aan een bepaalde betrokkene. Als gegevens geanonimiseerd zijn, kan de betrokkene niet meer worden geïdentificeerd aan de hand van de geanonimiseerde gegevens. Hieronder vindt u een niet-limitatief overzicht van onze algemene verwerkingsactiviteiten. We willen u erop wijzen dat we sommige activiteiten in een afzonderlijk privacybeleid hebben beschreven, zoals voor websites of producten, hebben beschreven. Daarnaast verwijzen wij naar onze Beginselen voor de verwerking van persoonsgegevens. 

Overzicht van algemene verwerkingsactiviteiten:

Controles

In het kader van (interne) controles, waarbij wordt nagegaan of processen, vereisten en richtlijnen voldoen aan de vereiste interne en externe standaarden, veiligheidstests of bedrijfscontroles, kunnen de controlerende instanties informatie verwerken die ook persoonlijke gegevens kan bevatten. De verwerking van persoonlijke gegevens is echter niet de focus van deze processen, maar een onvermijdelijk onderdeel van de controle. De basis voor deze verwerking zijn wettelijke voorschriften of interne bedrijfsrichtlijnen. Alle betrokken partijen zijn tot geheimhouding verplicht.

Beheer op het gebied van gegevensbescherming

Wij zijn onderworpen aan de Europese en Duitse voorschriften op het gebied van gegevensbescherming en om ons daaraan te houden, hebben wij een uitgebreid beheersysteem opgezet. Daartoe behoort ook het beantwoorden van vragen van betrokkenen en overheidsinstanties en het opslaan van informatie om onze rechtspositie te beschermen. 

Communicatie per e-mail

U kunt per e-mail met ons communiceren. Ook is het mogelijk om deze communicatie indien gewenst met PGP te versleutelen. 

Opnemen van afzonderlijke gesprekken op het gebied van ondersteuning

Ter verbetering van onze ondersteuning is het mogelijk dat wij afzonderlijke gesprekken tussen klanten en onze medewerkers opnemen. Deze gespreksopnamen vinden alleen plaats als u daar expliciet toestemming voor heeft gegeven.

Instant messaging, incl. geluids- en beeldoverdracht, videobelsysteem

Wij gebruiken ook videobel- en instant-messagingsystemen om te communiceren.

Klantenbeheer 

Naast onze consumentenklanten zorgen we ook voor zakelijke klanten en handelspartners. Daartoe brengen we het gehele verkoop- en marketingproces in ons bedrijf in kaart. Naast bedrijfsgegevens worden ook gegevens van natuurlijke personen verwerkt. We gebruiken verschillende IT-systemen voor deze verwerkingsactiviteit, zoals CRM-, mailing- en ERP-systemen.

Communicatie per telefoon en fax

Als u telefonisch contact met ons opneemt of als wij u opbellen, verwerken wij persoonsgegevens. Daartoe behoren naast gegevens over de verbinding ook inhoudelijke en metagegevens. Hetzelfde geldt voor communicatie per fax.

Office-toepassingen

We maken voor onze bedrijfsprocessen gebruik van kantoorsoftwarepakketten om bijvoorbeeld documenten, presentaties en spreadsheetberekeningen te maken en bewerken.

Platform voor samenwerking

We gebruiken interne softwaretools om de samenwerking binnen het bedrijf te vereenvoudigen. Deze systemen worden ook wel samenwerkingsplatformen genoemd en maken een snelle en eenvoudige uitwisseling van informatie mogelijk. In individuele gevallen nodigen we ook externe partners uit om deze te gebruiken.

Ondersteuningsverzoeken

Wij handelen telefonische ondersteuningsverzoeken evenals vragen per mail en post af. Voor elk verzoek of elke vraag wordt in onze systemen een zogenaamd ticket aangemaakt, waarmee wij het ondersteuningsverzoek volgen en evalueren. Het is daarbij ook mogelijk om gegevens aan ons door te sturen, zodat wij deze kunnen analyseren. Dit is op vrijwillige basis. 

Externe toegang tot uw apparaten

Onze ondersteuningsmedewerkers zullen u aanbieden rechtstreeks verbinding te maken met uw apparaat om u de allerbeste ondersteuningsservice te geven. Dit maakt het voor ons makkelijker en efficiënter om uw problemen op te lossen. We moeten uw persoonsgegevens verwerken, terwijl we externe toegang hebben.

Wijziging van dit privacybeleid

Dit privacybeleid wordt op een ad-hoc basis herzien, zodat het kan worden aangepast aan actuele ontwikkelingen met betrekking tot ons bedrijf, onze producten en diensten, wettelijke vereisten en maatschappelijke ontwikkelingen.

Versie: 2021.06.01