Sommaire
- Introduction
- Aperçu des traitements généraux :
- Audits
- Gestion de la protection des données
- Enregistrement des conversations individuelles dans le support
- Messagerie instantanée, avec transmission de son et d’image, système de visioconférence
- Relations client
- Communication par téléphone et fax
- Applications de bureautique
- Plate-forme de collaboration
- Demandes de support
- Modification de la présente politique de confidentialité
Introduction
Si vous communiquez avec nous, nous traitons différentes données. Ces données peuvent permettre une identification personnelle de manière directe ou indirecte, c’est-à-dire en ayant recours à d’autres sources de données.
Nous collectons de nombreuses données sous une forme pseudonymisée ou anonymisée. Par pseudonymisation, il faut entendre que les données à caractère personnel ne peuvent plus être rattachées à une personne physique spécifique sans informations supplémentaires. Par anonymisation, il faut entendre que la personne concernée ne peut plus être identifiée par le biais des données anonymisées. Vous recevrez ensuite un aperçu non exhaustif de nos activités générales de traitement. Veuillez noter que nous avons décrit certaines activités dans des politiques de confidentialité distinctes, par ex. pour les pages Web ou les produits. Nous nous référons également aux fondements juridique du traitement de vos données à caractère personnel.
Aperçu des traitements généraux :
Audits
Dans le cadre d’audits (internes) visant à déterminer si les processus, les exigences et les directives respectent les normes internes et externes, de tests de sécurité ou de vérifications d’exploitation, les organes de contrôle peuvent être amenés à traiter des informations contenant notamment des données personnelles. Néanmoins, le traitement des données personnelles n’est pas le but premier de ces processus, il en est seulement une conséquence inévitable. Ces traitements se fondent sur les dispositions légales et les directives de l’entreprise. Tous les participants sont soumis à la confidentialité.
| Finalité | - Exécution des dispositions légales ou des directives de l’entreprise - Exécution d’audits contractuels - Contrôle du respect des directives - Surveillance de la sécurité informatique - Évaluations |
| Fondement juridique | Article 6 paragraphe 1 alinéa c RGPD, exécution des normes légales - Article 6 paragraphe 1 alinéa f RGPD, intérêt légitime : contrôle de la mise en œuvre et du respect des normes, contrôle de l’exécution des obligations vis-à-vis de tiers |
| Destinataire de la catégorie | Employés, autorités, organes de contrôle, clients |
| Transmission à un pays tiers | Clauses contractuelles standard européennes et américaines |
| Durée de stockage | Conformément aux exigences légales |
Gestion de la protection des données
Nous sommes soumis aux dispositions allemandes et européennes en matière de protection des données, et nous avons donc mis en place un système de gestion global pour veiller à leur respect. Il s’agit notamment des réponses aux requêtes des personnes concernées et des autorités, ainsi que du stockage d’informations destinées à protéger notre position légale.
| Finalité | - Exécution des dispositions légales ou des directives subordonnées de l’entreprise - Traitement des requêtes et des incidents - Évaluations |
| Fondement juridique | Article 6 paragraphe 1 alinéa c RGPD, exécution des normes légales - Article 6 paragraphe 1 alinéa f RGPD, création et exploitation d’un système de gestion de la protection des données |
| Destinataire de la catégorie | Employés, autorités, autres tiers |
| Transmission à un pays tiers | Aucun |
| Durée de stockage | Conformément aux exigences légales |
Communication par e-mail
Vous pouvez communiquer avec nous par e-mail. Si vous le souhaitez, il est également possible que ces communications soit chiffrées avec le procédé PGP.
| Finalité | - Communication - Procédure opérationnelle - Sécurité de l’information - Évaluation |
| Fondement juridique | - Article 6 paragraphe 1 alinéa f RGPD, intérêt légitime : communication, sécurité de l’information |
| Destinataire de la catégorie | Employés, partenaires de communication, prestataires informatique, fournisseurs SaaS |
| Transmission à un pays tiers | Clauses contractuelles standard européennes et américaines |
| Durée de stockage | Conformément aux exigences légales |
Enregistrement des conversations individuelles dans le support
Pour améliorer notre support, il est possible que nous enregistrions quelques conversations individuelles entre des clients et nos collaborateurs. Ces conversations ne sont enregistrées qu’après avoir obtenu votre consentement explicite.
| Finalité | - Gestion de la qualité - Procédure opérationnelle - Évaluation |
| Fondement juridique | - Article 6 paragraphe 1 alinéa a RGPD, consentement |
| Destinataire de la catégorie | Employés, prestataires informatique, fournisseurs SaaS |
| Transmission à un pays tiers | Aucun |
| Durée de stockage | Ces conversations sont supprimées une fois l’objectif atteint. |
Messagerie instantanée, avec transmission de son et d’image, système de visioconférence
Nous utilisons également un système de visioconférence et de messagerie instantanée pour communiquer.
| Finalité | - Communication - Procédure opérationnelle - Documentation - Évaluation |
| Fondement juridique | - Article 6 paragraphe 1 alinéa f RGPD, intérêt légitime : communication |
| Destinataire de la catégorie | Employés, partenaires de communication, prestataires informatique, fournisseurs SaaS |
| Transmission à un pays tiers | Clauses contractuelles standard européennes et américaines |
| Durée de stockage | Conformément aux exigences légales |
Relations client
En plus de nos clients finaux, nous nous occupons aussi de nos clients professionnels et partenaires commerciaux. De plus, l’ensemble du processus commercial et marketing est reproduit dans nos locaux. Dans ce cadre, des données relatives à des personnes physiques sont également traitées en plus des données de l’entreprise. Nous utilisons divers systèmes informatiques pour ces traitements, tels que des systèmes de CRM, de mailiing et d’ERP.
| Finalité | - Génération de ventes - Marketing (y compris publicité) - Communication - Procédure opérationnelle - Reproduction des activités de commercialisation - Documentation - Évaluation |
| Fondement juridique | - Article 6 paragraphe 1 alinéa b RGPD, préparation et exécution du contrat - Article 6 paragraphe 1 alinéa f RGPD, intérêt légitime : marketing et génération de ventes |
| Destinataire de la catégorie | EEmployés, prestataires externes, prestataires informatique, fournisseurs SaaS, autres tiers, autorités |
| Transmission à un pays tiers | Clauses contractuelles standard européennes et américaines |
| Durée de stockage | Conformément aux exigences légales |
Communication par téléphone et fax
Lorsque vous nous contactez par téléphone ou que nous vous appelons, nous traitons des données personnelles. Il s’agit notamment des données sur la connexion et le contenu, et des métadonnées. Cela vaut également pour les communications par fax.
| Finalité | - Communication - Procédure opérationnelle - Documentation - Évaluation |
| Fondement juridique | - Article 6 paragraphe 1 alinéa f RGPD, intérêt légitime : communication |
| Destinataire de la catégorie | Employés, partenaires de communication, prestataires télécom, fournisseurs SaaS, prestataires informatique |
| Transmission à un pays tiers | Aucun |
| Durée de stockage | Conformément aux exigences légales |
Applications de bureautique
Afin de garantir nos activités commerciales, nous utilisons une suite bureautique, par ex. pour créer et éditer des documents, présentations et feuilles de calcul.
| Finalité | - Communication - Procédure opérationnelle - Documentation - Évaluation |
| Fondement juridique | - Article 6 paragraphe 1 alinéa b RGPD, préparation et exécution du contrat - Article 6 paragraphe 1 alinéa f RGPD, intérêt légitime : communication, activités d’exploitation |
| Destinataire de la catégorie | Employés, prestataires informatique, fournisseurs SaaS, fournisseurs de sécurité informatique, autres tiers |
| Transmission à un pays tiers | Clauses contractuelles standard européennes et américaines |
| Durée de stockage | Conformément aux exigences légales |
Plate-forme de collaboration
Nous utilisons des outils logiciels internes pour faciliter la collaboration dans l’entreprise. On appelle égaiement ces systèmes des plate-formes de collaboration, elles permettent d’échanger des informations facilement et rapidement. Dans certains cas, nous invitons aussi des partenaires externes à les utiliser.
| Finalité | - Communication - Procédure opérationnelle - Évaluation |
| Fondement juridique | - Article 6 paragraphe 1 alinéa f RGPD, intérêt légitime : promotion de la collaboration et de l’échange d’informations. |
| Destinataire de la catégorie | Employés, certains partenaires externes |
| Transmission à un pays tiers | Clauses contractuelles standard européennes et américaines |
| Durée de stockage | Conformément aux exigences légales |
Demandes de support
Nous traitons les demandes de support par téléphone comme celles par e-mail ou par courrier. Pour chaque requête, un « ticket » est créé dans nos systèmes, qui nous permet de suivre et d’évaluer la requête. Vous avez aussi la possibilité de nous transmettre de données à analyser. Cela se produit sur la base du volontariat.
| Finalité | - Exécution des obligations contractuelles - Génération de ventes - Gestion de la satisfaction client - Communication - Procédure opérationnelle - Évaluation |
| Fondement juridique | - Article 6 paragraphe 1 alinéa b RGPD, préparation et exécution du contrat |
| Destinataire de la catégorie | Employés, prestataires informatique, fournisseurs SaaS |
| Transmission à un pays tiers | Aucun |
| Durée de stockage | Conformément aux exigences légales |
Modification de la présente politique de confidentialité
La présente politique de confidentialité est révisée sur une base ad-hoc, afin de l’adapter à l’évolution de notre entreprise, de nos produits et services, des exigences légales et des phénomènes sociaux.
Dernière mise à jour : 04/05/2021