POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ –Traitement général

Introduction

Si vous communiquez avec nous, nous traitons différentes données. Ces données peuvent permettre une identification personnelle de manière directe ou indirecte, c’est-à-dire en ayant recours à d’autres sources de données. 

Nous collectons de nombreuses données sous une forme pseudonymisée ou anonymisée. Par pseudonymisation, il faut entendre que les données à caractère personnel ne peuvent plus être rattachées à une personne physique spécifique sans informations supplémentaires. Par anonymisation, il faut entendre que la personne concernée ne peut plus être identifiée par le biais des données anonymisées. Vous recevrez ensuite un aperçu non exhaustif de nos activités générales de traitement. Veuillez noter que nous avons décrit certaines activités dans des politiques de confidentialité distinctes, par ex. pour les pages Web ou les produits. Nous nous référons également aux fondements juridique du traitement de vos données à caractère personnel

Aperçu des traitements généraux :

Audits 

Dans le cadre d’audits (internes) visant à déterminer si les processus, les exigences et les directives respectent les normes internes et externes, de tests de sécurité ou de vérifications d’exploitation, les organes de contrôle peuvent être amenés à traiter des informations contenant notamment des données personnelles. Néanmoins, le traitement des données personnelles n’est pas le but premier de ces processus, il en est seulement une conséquence inévitable. Ces traitements se fondent sur les dispositions légales et les directives de l’entreprise. Tous les participants sont soumis à la confidentialité.

Finalité- Exécution des dispositions légales ou des directives de l’entreprise
- Exécution d’audits contractuels
- Contrôle du respect des directives
- Surveillance de la sécurité informatique
- Évaluations
Fondement juridiqueArticle 6 paragraphe 1 alinéa c RGPD, exécution des normes légales
- Article 6 paragraphe 1 alinéa f RGPD, intérêt légitime : contrôle de la mise en œuvre et du respect des normes, contrôle de l’exécution des obligations vis-à-vis de tiers
Destinataire de la catégorieEmployés, autorités, organes de contrôle, clients
Transmission à un pays tiersAucun
Durée de stockageConformément aux exigences légales


Gestion de la protection des données

Nous sommes soumis aux dispositions allemandes et européennes en matière de protection des données, et nous avons donc mis en place un système de gestion global pour veiller à leur respect. Il s’agit notamment des réponses aux requêtes des personnes concernées et des autorités, ainsi que du stockage d’informations destinées à protéger notre position légale. 
 

Finalité- Exécution des dispositions légales ou des directives subordonnées de l’entreprise
- Traitement des requêtes et des incidents
- Évaluations
Fondement juridiqueArticle 6 paragraphe 1 alinéa c RGPD, exécution des normes légales
- Article 6 paragraphe 1 alinéa f RGPD, création et exploitation d’un système de gestion de la protection des données
Destinataire de la catégorieEmployés, autorités, autres tiers
Transmission à un pays tiersAucun
Durée de stockageConformément aux exigences légales


Communication par e-mail

Vous pouvez communiquer avec nous par e-mail. Si vous le souhaitez, il est également possible que ces communications soit chiffrées avec le procédé PGP.

Finalité- Communication
- Procédure opérationnelle
- Sécurité de l’information
- Évaluation
Fondement juridique- Article 6 paragraphe 1 alinéa f RGPD, intérêt légitime : communication, sécurité de l’information
Destinataire de la catégorieEmployés, partenaires de communication, prestataires informatique, fournisseurs SaaS
Transmission à un pays tiersAucun
Durée de stockageConformément aux exigences légales


Enregistrement des conversations individuelles dans le support

Pour améliorer notre support, il est possible que nous enregistrions quelques conversations individuelles entre des clients et nos collaborateurs. Ces conversations ne sont enregistrées qu’après avoir obtenu votre consentement explicite.

Finalité- Gestion de la qualité
- Procédure opérationnelle
- Évaluation
Fondement juridique- Article 6 paragraphe 1 alinéa a RGPD, consentement
Destinataire de la catégorieEmployés, prestataires informatique, fournisseurs SaaS
Transmission à un pays tiersAucun
Durée de stockageCes conversations sont supprimées une fois l’objectif atteint.


Messagerie instantanée, avec transmission de son et d’image, système de visioconférence

Nous utilisons également un système de visioconférence et de messagerie instantanée pour communiquer.

Finalité- Communication
- Procédure opérationnelle
- Documentation
- Évaluation
Fondement juridique- Article 6 paragraphe 1 alinéa f RGPD, intérêt légitime : communication
Destinataire de la catégorieEmployés, partenaires de communication, prestataires informatique, fournisseurs SaaS
Transmission à un pays tiersÉtats-Unis (bouclier de protection des données UE-États-Unis, clauses contractuelles standard de l’UE)
Durée de stockageConformément aux exigences légales


Relations client 

En plus de nos clients finaux, nous nous occupons aussi de nos clients professionnels et partenaires commerciaux. De plus, l’ensemble du processus commercial et marketing est reproduit dans nos locaux. Dans ce cadre, des données relatives à des personnes physiques sont également traitées en plus des données de l’entreprise. Nous utilisons divers systèmes informatiques pour ces traitements, tels que des systèmes de CRM, de mailiing et d’ERP.

Finalité- Génération de ventes
- Marketing (y compris publicité)
- Communication
- Procédure opérationnelle
- Reproduction des activités de commercialisation
- Documentation
- Évaluation
Fondement juridique- Article 6 paragraphe 1 alinéa b RGPD, préparation et exécution du contrat
- Article 6 paragraphe 1 alinéa f RGPD, intérêt légitime : marketing et génération de ventes
Destinataire de la catégorieEEmployés, prestataires externes, prestataires informatique, fournisseurs SaaS, autres tiers, autorités
Transmission à un pays tiersÉtats-Unis (bouclier de protection des données UE-États-Unis, clauses contractuelles standard de l’UE)
Durée de stockageConformément aux exigences légales


Communication par téléphone et fax

Lorsque vous nous contactez par téléphone ou que nous vous appelons, nous traitons des données personnelles. Il s’agit notamment des données sur la connexion et le contenu, et des métadonnées. Cela vaut également pour les communications par fax.

Finalité- Communication
- Procédure opérationnelle
- Documentation
- Évaluation
Fondement juridique- Article 6 paragraphe 1 alinéa f RGPD, intérêt légitime : communication
Destinataire de la catégorieEmployés, partenaires de communication, prestataires télécom, fournisseurs SaaS, prestataires informatique
Transmission à un pays tiersAucun
Durée de stockageConformément aux exigences légales


Applications de bureautique 

Afin de garantir nos activités commerciales, nous utilisons une suite bureautique, par ex. pour créer et éditer des documents, présentations et feuilles de calcul. 

Finalité- Communication
- Procédure opérationnelle
- Documentation
- Évaluation
Fondement juridique- Article 6 paragraphe 1 alinéa b RGPD, préparation et exécution du contrat
- Article 6 paragraphe 1 alinéa f RGPD, intérêt légitime : communication, activités d’exploitation
Destinataire de la catégorieEmployés, prestataires informatique, fournisseurs SaaS, fournisseurs de sécurité informatique, autres tiers
Transmission à un pays tiersAucun
Durée de stockageConformément aux exigences légales


Plate-forme de collaboration

Nous utilisons des outils logiciels internes pour faciliter la collaboration dans l’entreprise. On appelle égaiement ces systèmes des plate-formes de collaboration, elles permettent d’échanger des informations facilement et rapidement. Dans certains cas, nous invitons aussi des partenaires externes à les utiliser. 

Finalité- Communication
- Procédure opérationnelle
- Évaluation
Fondement juridique- Article 6 paragraphe 1 alinéa f RGPD, intérêt légitime : promotion de la collaboration et de l’échange d’informations.
Destinataire de la catégorieEmployés, certains partenaires externes
Transmission à un pays tiersAucun
Durée de stockageConformément aux exigences légales


Demandes de support

Nous traitons les demandes de support par téléphone comme celles par e-mail ou par courrier. Pour chaque requête, un « ticket » est créé dans nos systèmes, qui nous permet de suivre et d’évaluer la requête. Vous avez aussi la possibilité de nous transmettre de données à analyser. Cela se produit sur la base du volontariat. 

Finalité- Exécution des obligations contractuelles
- Génération de ventes
- Gestion de la satisfaction client
- Communication
- Procédure opérationnelle
- Évaluation
Fondement juridique- Article 6 paragraphe 1 alinéa b RGPD, préparation et exécution du contrat
Destinataire de la catégorieEmployés, prestataires informatique, fournisseurs SaaS
Transmission à un pays tiersAucun
Durée de stockageConformément aux exigences légales


Modification de la présente politique de confidentialité

La présente politique de confidentialité est révisée sur une base ad-hoc, afin de l’adapter à l’évolution de notre entreprise, de nos produits et services, des exigences légales et des phénomènes sociaux.

Dernière mise à jour : 19/08/2020

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