Wie Sie Spam-Mails in Outlook mit Regeln effektiv aussortieren

Die Absichten von E-Mail-Spammern sind wie gehabt vielfältig: Unseriöse kommerzielle Anbieter nutzen Spam-Mails, um kostengünstig massenhaft Werbung zu verbreiten. Andere Spammer zielen mit Kettenbriefen auf die Aufmerksamkeit möglichst vieler Adressaten – ihre falschen Aufrufe und Warnungen werden von gutgläubigen Empfängern weitergeleitet und belasten elektronische Briefkästen weltweit. Kriminell wird es, wenn virenverseuchte, schädigende und betrügerische Mails verschickt werden. Hier kann ein falscher Klick große Vermögens- und Computerschäden nach sich ziehen. Um nicht sofort erkannt zu werden, verschicken professionelle Cybergangster zunehmend Phishing-Mails, die wirklich täuschend echt aussehen. Besonders Bank- und PayPal-Anmeldedaten sind oft das Ziel solcher Attacken.  Aber auch kuriose Spam-Nachrichten machen immer wieder die Runde. So warnt das Bundesamt für die Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) aktuell vor Spam-Mails rund um das Coronavirus: Mit dem Betreff „Umgang mit dem COVID-19-Erreger“ wird zum Beispiel eine täuschend echt gefälschte Sparkassen-Mail verschickt, die zur Eingabe Ihrer persönlichen Daten auffordert. Kurzum: Spam nervt und ist gefährlich.

Schutz vor Spam-Mails in Outlook verbessern

Einen ordentlichen Schutz bieten der in Outlook eingebaute Spam-Filter. Doch auch der erweist sich manchmal überfordert. Eine Lösung für solche Fälle: Lassen Sie alle unsicheren E-Mails einfach von Outlook aussortieren. Damit das E-Mail-Programm weiß, welche E-Mails es als unerwünscht aussortiert soll, definieren Sie persönliche Sicherheitsregeln.

So richten Sie in Outlook eine Anti-Spam-Regel ein

Schritt 1: In Outlook klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine unerwünschte E-Mail. Wählen Sie dann Regeln sowie Regeln erstellen.

Schritt 2: Geben Sie nun an, ob Outlook bei einem bestimmten Absender, Betreff oder Empfänger in Aktion treten soll. Sie haben auch die Möglichkeit, verschiedene Parameter zu kombinieren. Wenn Sie beispielsweise alle Nachrichten aussortieren wollen, die im Betreff den Begriff „Corona“ enthalten, markieren Sie Betreff enthält und tippen das Schlüsselwort ein. Outlook filtert dann in Zukunft alle Nachrichten mit „Corona“ im Betreff heraus. Sollen Outlook zudem alle E-Mails mit dem Wort „COVID“ oder anderen Begriffen verschieben, legen Sie dafür eine weitere Regel an.

Schritt 3: Nun fehlt Outlook noch die Anweisung, was mit den betreffenden E-Mails geschehen soll. Setzen Sie einen Haken vor Element in Ordner verschieben und klicken dann auf Ordner auswählen. Im neuen Fenster markieren Sie dann etwa Junk-E-Mail und bestätigen mit OK.

 

Schritt 4: Nach einem Klick auf Erweiterte Optionen sehen Ihnen weitere Möglichkeiten zum Aussortieren von Spam-Nachrichten zur Verfügung. An dieser Stelle können Sie beispielsweise E-Mails mit bestimmten Wörtern im Text oder generell mit Anhängen automatisch in ausgesuchte Ordner verschieben lassen. Oder auch festlegen, dass die Regel bei Nachrichten von bestimmten Personen nicht greift.

Schritt 5: Überprüfen Sie letztlich alle getroffenen Einstellungen noch einmal. Stimmt alles, speichern Sie die Regel per Klick auf OK beziehungsweise Fertig stellen ab. Outlook beginnt anschließend sofort damit, die Regel anzuwenden und entsprechende Nachrichten zu verschieben. Tipp: Möchten Sie weitere Regeln anlegen oder bestehende anpassen, erledigen Sie das im Register Start nach Klicks auf Regeln sowie Regeln und Benachrichtigungen verwalten …