Frage: Ich verschicke als Vereinsvorsitzender oft Microsoft Word-Dokumente. Wie kann ich effektiv verhindern, dass die Empfänger den Inhalt verändern?
Antwort: Dafür gibt es mehrere Möglichkeiten – wir zeigen Ihnen die einfachsten drei:
Option 1: Als PDF verschicken
Wenn Sie Word-Dokumente versenden, erledigen Sie das am besten im PDF-Format. Zumindest wenn es die Empfänger nicht bearbeiten sollen. Denn in diesem Fall lässt es sich zwar unabhängig vom Betriebssystem und Textbearbeitungsprogramm öffnen und sieht stets genauso aus, wie Sie es sich gedacht haben. Änderungsvorschläge lassen sich aber nur in Form von Kommentaren machen, der Inhalt des PDFs lässt sich von Dritten nicht ohne Weiteres ändern. Um aus einen Microsoft Word-Dokument ein PDF zu machen, benötigen Sie nicht einmal ein Zusatzprogramm. Das können Sie direkt mit Word erledigen.
- Öffnen Sie das Word-Dokument.
- Klicken Sie dann oben rechts auf Datei und Speichern unter.
- Wählen Sie einen Speicherort aus. Anschließend klicken Sie rechts von „Dateityp“ auf Word-Dokument (*.docx) und wählen stattdessen PDF (*.pdf). Klicken Sie dann auf Speichern.
Option 2: Word-Dokument für die Bearbeitung sperren
Wenn Sie lieber auf .docx statt auf .pdf setzen, können Sie auch einstellen, dass der Text nicht direkt umgeschrieben werden darf. Für Verbesserungsvorschläge darf dann lediglich die Überarbeitungsfunktion zum Einsatz kommen. So sehen Sie auf einen Blick, von wem ein Änderungsvorschlag kommt und ob Sie ihn übernehmen wollen. Das funktioniert so:
- Öffnen Sie das Word-Dokument.
- Klicken Sie oben auf Datei, dann auf Informationen sowie Dokument schützen. Im Auswahlmenü wählen Sie dann Bearbeitung einschränken.
- Markieren Sie unter 2. Bearbeitungseinschränkungen das Kästchen Nur diese Bearbeitungen im Dokument zulassen. Darunter klicken Sie auf Kommentare und wählen stattdessen Überarbeitungen.
- Klicken Sie dann auf Ja, Schutz jetzt anwenden. Vergeben Sie dann noch ein Passwort. Das benötigen Sie für den Fall, dass Sie den Schutz wieder entfernen möchten.
Option 3: Dokumente mit einem Kennwortschutz versehen
Nicht zuletzt bietet Ihnen Microsoft Word die Möglichkeit, Dokumente mit einem Passwort zu schützen. In diesem Fall lässt sich der Text nur durch die Eingabe des richtigen Passworts öffnen. Das bietet sich allerdings weniger für Vereinsschreiben, sondern vielmehr für Dokumente mit sensiblem Inhalt an (etwa Verträge, Vereinbarungen, Testament), die Sie vor dem Zugriff Dritter schützen wollen. Das funktioniert wie folgt:
- Öffnen Sie das Word-Dokument.
- Klicken Sie oben auf Datei, dann auf Informationen sowie Dokument schützen. Im Auswahlmenü wählen Sie dann Mit Kennwort verschlüsseln.
- Tippen Sie Ihr persönliches Passwort ein und bestätigen mit OK. Im nächsten Fenster wiederholen Sie zur Sicherheit das Passwort und klicken erneut auf OK.
Tipp: Passwortschutz in Word wieder aufheben
Haben Sie das Passwort nicht mehr parat, verlieren Sie den Zugriff auf die im Dokument gespeicherten Informationen. Microsoft bietet keine Möglichkeit an, das Passwort zurückzusetzen. Sie haben aber die Möglichkeit, das Passwort wieder zu entfernen.
- Klicken Sie im geöffneten Microsoft Word-Dokument wieder oben auf Datei, Informationen, Dokument schützen und Mit Kennwort verschlüsseln.
- Im neuen Fenster löschen Sie das unkenntlich gemachte Passwort und bestätigen mit OK.
Spezialtrick: Passwort vergessen? So kommen Sie trotzdem an den Word-Dokumente dran
Haben Sie das Passwort für ein Word-Dokument vergessen, gibt wie erwähnt keine Möglichkeit das Passwort zurückzusetzen. Kommen Sie dann nicht an wichtige Inhalte heran, hilft unter Umständen ein Trumpf in der Hinterhand. Den können Sie aber nur dann ziehen, wenn Sie das Microsoft Word-Dokument auch im Online-Speicher OneDrive gespeichert haben. In diesem Fall können Sie das Dokument zwar nicht direkt im Online-Speicher unter https://onedrive.live.com öffnen, denn auch hier ist es passwortgeschützt. Klicken Sie aber mit der rechten Maustaste an und wählen Versionsverlauf, haben Sie eventuell Zugriff auf eine ältere Version ohne Passwortschutz.