Verschlüsseln ist sicher die beste Schutzlösung für die Sicherheit und Privatsphäre bei E-Mails, allerdings macht es das Mailen komplizierter. Folglich nutzen diese Möglichkeit nur die Wenigsten. Es gibt allerdings auch noch andere Möglichkeiten, um die Privatsphäre und den Datenschutz in E-Mails zu verbessern. Hier die drei besten Tipps.
BCC statt CC
Leider passiert es immer wieder, dass Nachrichten Dutzende, wenn nicht Hunderte E-Mail-Adressen enthalten. Das ist verschiedenen Gründen problematisch. Vor allem tangiert es die Privatsphäre der sichtbaren Mailempfänger. Schließlich sieht jeder Empfänger alle anderen Adressen. Dabei hat der Sender wohl nur in den seltensten nachgefragt, ob die Adressweitergabe erlaubt ist. Statt also alle Empfänger ins Feld CC einzutragen, sollte stattdessen das Feld Bcc für Massenmails zum Einsatz kommen. Bcc steht dabei für „Blind Carbon Copy“, frei übersetzt „blinder Kohlepapier-Durchschlag“. Tragen Sie E-Mail-Adressen ins Feld Bcc ein, können Empfänger nicht sehen, wem die Nachricht sonst noch zugestellt wurde. In der Regel funktioniert das so:
- Tragen Sie ins Feld „An“ Ihre eigene E-Mail-Adresse ein. Hintergrund: Diverse Mailprogramme setzen einen Empfänger im An-Feld voraus (Outlook aber nicht).
- Die weiteren Empfänger tragen Sie in die Zeile Bcc ein.
- In Outlook 365 klicken Sie dazu auf Cc, worauf auch das Feld Bcc erscheint. Alternativ klicken Sie in der neuen Nachricht auf Optionen und klicken unter „Felder anzeigen“ auf Bcc.
- In Mozilla Thunderbird klappen Sie im Verfassen-Fenster den An-Feldnamen links der Eingabezeile auf. Hier aktivieren Sie Blindkopie (Bcc).
- In Google Mail klicken Sie ins An-Feld und dann rechts auf Bcc.
Bitte nicht Allen antworten
Viele Mailprogramme zeigen in einer empfangenen Nachricht mit mehreren Empfängern neben dem Antworten auch eine „An alle antworten“ oder „Reply to all“-Schaltfläche an. Wenn Sie daraufklicken, geht die Antwort an alle Empfänger der Ursprungsmail (außer Bcc). In einigen Fällen ist das sicher praktisch, beispielsweise bei der Arbeit. Im privaten Umfeld kann das aber problematisch sein. Ein Beispiel: Angenommen, die Nachricht ging an Hunderte Empfänger. Wenn auch nur einer davon auf „Alle Antworten“ klickt, erhalten sämtliche Empfänger erneut die Mail. Damit versenden Sie wieder ohne Erlaubnis sämtliche E-Mail-Adressen. Schließlich fallen E-Mail-Adressen laut DSGVO unter „personenbezogene Daten“. Bußgelder können die Folge sein. Ergo: Passen Sie tunlichst darauf auf, dass Sie nicht allen antworten.
Falle beim Weiterleiten
Bevor Sie eine Nachricht weiterleiten, überprüfen Sie genau, was alles in der Nachricht enthalten ist. Hintergrund: In vielen E-Mails ist der Gesprächsverlauf von mehreren Tagen oder Wochen enthalten. Im schlechtesten Fall sind darin fragwürdige Inhalte oder Kommentare (oder auch E-Mail-Adressen) enthalten, die zu Problemen führen können. Denken Sie daran, bevor Sie die nächste Mail an Ihren Vorgesetzen oder andere Kollegen weiterleiten. Im Zweifall löschen Sie einfach überflüssige oder belastende Passagen vor dem Senden, damit auch der Datenschutz in E-Mails gewährleistet ist.
